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El encuentro tendrá como sede el edificio Mercosur (rambla Wilson y Pablo de María) y su actividad central será el Bureau Ejecutivo, compuesto por 116 miembros, entre los que se encuentran representantes políticos de gobiernos locales y regionales junto con asociaciones de ciudades de todo el mundo. Asistirán al evento autoridades de África, Asia, Europa, América Latina y América del Norte.
El bureau se realiza dos veces al año y es responsable de formular propuestas para implementar a escala global.
También se encarga de la gestión financiera y administrativa de Ciudades y Gobiernos Locales (CGLU)
La localización de las agendas globales se encuentra en el centro de la labor y los esfuerzos conjuntos de CGLU, por lo que los temas a tratar por el Bureau Ejecutivo en 2019 estarán estrechamente relacionados con alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) desde la esfera local.
El evento permitirá avanzar en los preparativos hacia la Cumbre Mundial de Gobiernos Locales y Regionales, un encuentro clave para el debate mundial sobre el futuro del movimiento municipalista. La cumbre será en la ciudad sudafricana de Durban, en noviembre de 2019.
Además del Bureau Ejecutivo de CGLU, también habrá reuniones específicas de otras instancias de CGLU, así como de otras redes de ciudades.
Durante el encuentro se realizarán actividades de Mercociudades, Metrópolis, la Unión de Ciudades Capitales Iberoamericanas y la Alianza Euro Latinoamericana de Cooperación entre Ciudades, reuniendo de esta manera a representantes de algunas de las redes internacionales más importantes del mundo.
En la actualidad Montevideo ejerce responsabilidades en CGLU a través de la subcoordinación de la región de América Latina, mientras que el Intendente de Montevideo es copresidente de Metrópolis, vicepresidente de Desarrollo Social de Mercociudades y vicepresidente de la región Cono Sur de la Unión de Ciudades Capitales Iberoamericanas.